L'admin freelance bouffe 4-6 heures par semaine. Avec 150 € de setup et 2 heures de code, j'en ai récupéré 4. Voici comment.

Le problème

Réception factures fournisseurs par mail, saisie compta, suivi paiements, relances clients, préparation bilan. Tout ça entre deux sprints dev. Perte cognitive énorme.

L'architecture

  1. Un IMAP watcher qui lit ma boîte mail compta.
  2. Un agent Claude qui classifie les mails : facture entrante, paiement reçu, relance, autre.
  3. Pour les factures : extraction structured output (numéro, montant HT, TVA, date).
  4. Écriture dans un Google Sheet (mon "vrai" logiciel compta, j'assume).
  5. Génération automatique des relances clients à J+30 et J+45.

Le code agent

$mail = fetchNewMails();
foreach ($mail as $m) {
    $classification = claude->classify($m->body, [
        'enum' => ['facture_entrante', 'paiement', 'relance', 'autre']
    ]);
    if ($classification === 'facture_entrante') {
        $data = claude->extract($m->body, invoiceSchema());
        $sheet->append($data);
        archive($m);
    }
}

Les pièges évités

  • Hallucination sur montants : je croise l'extraction IA avec un regex simple. Si divergence, je flag pour revue manuelle.
  • Double comptage : idempotence via hash du mail.
  • Mails légitimes classés "facture" : quarantine pendant 24h, je valide d'un clic.

Ma stack finale

  • Mailbox dédiée (compta@votre.com).
  • Agent PHP cron chaque heure.
  • Claude Haiku (suffit largement, coûte 3 centimes/jour).
  • Google Sheets + Apps Script pour les dashboards.
  • Notification Slack si anomalie.

Le résultat

150 € de setup, ~10 € de coût mensuel (API + Google Workspace), 4 heures récupérées par semaine. ROI atteint en moins de 2 mois.

Et la partie fiscale ?

Pour la TVA et les déclarations, je garde mon comptable. L'IA trie, extrait, classifie — mais la responsabilité fiscale reste humaine. C'est un complément, pas un remplacement.

Les outils tout-faits

Si vous n'aimez pas coder : Pennylane, Qonto, Indy intègrent maintenant des fonctions IA. Mais quand on est dev, faire le sien est plus satisfaisant et sur-mesure.

Automatiser votre admin freelance ou PME ? C'est 2-3 jours de dev bien investis.

Tags #ia #freelance #automation #admin